Privacyverklaring

Je Trouwerie, Het Witte Huys Bruidsmode en Kasteel De Essenburgh organiseren Volop Trouwen gezamenlijk en zijn voor de gezamenlijke verwerkingen rond de beurs gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Zij bepalen samen waarom en hoe persoonsgegevens worden gebruikt voor onder meer ticketverkoop, bezoekerscommunicatie, toegang, veiligheid, evaluatie en beeldmateriaal.

De organisatoren hebben onderlinge afspraken gemaakt over hun privacyverantwoordelijkheden. Volop Trouwen is het centrale aanspreekpunt voor privacyvragen en verzoeken. U kunt mailen naar info@voloptrouwen.nl. U mag uw privacyrechten daarnaast tegenover iedere gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke uitoefenen.

Afhankelijk van uw contact met ons kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer;
• ticket- en bestelgegevens, zoals de gekozen beursdag, het tijdslot, het aantal tickets, bestelnummer en betaalstatus;
• berichten die u aan ons stuurt en gegevens die nodig zijn om uw vraag of klacht te behandelen;
• uw antwoorden wanneer u vrijwillig meedoet aan een evaluatie;
• foto- en videobeelden die tijdens de beurs worden gemaakt;
• technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het veilig laten werken van de website, zoals IP-adres, apparaat- en browsergegevens en loggegevens.

Wij vragen u geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens met ons te delen wanneer dat niet nodig is.

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. Dat doen wij voor:

• ticketverkoop en toegang: om een bestelling uit te voeren, een ticket en QR-code te leveren, betalingen te verwerken en toegang tot de beurs te controleren;
• bezoekerscommunicatie: om praktische informatie over de beurs, een wijziging of een bestelling te sturen;
• vragen en klachten: om contact met u op te nemen en uw bericht goed af te handelen;
• evaluatie: om ticketkopers na de beurs een eenmalige uitnodiging voor een evaluatie te sturen en de beurs te verbeteren. Deelname is vrijwillig en u kunt bezwaar maken tegen deze e-mail;
• wettelijke administratie: om te voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen;
• veiligheid en misbruikpreventie: om de website, ticketverkoop en beurs veilig te laten verlopen.

Afhankelijk van het doel baseren wij de verwerking op uw toestemming, de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang bij een goede, veilige organisatie van de beurs.

Tijdens Volop Trouwen kunnen sfeerbeelden worden gemaakt om een indruk van de beurs te geven via onze website en sociale media. Op de locatie wordt duidelijk aangegeven dat er wordt gefotografeerd of gefilmd.

Voor gerichte portretten en publicaties waarbij iemand duidelijk centraal staat, vragen wij waar nodig toestemming. Wilt u niet herkenbaar in beeld komen? Laat dit dan vooraf of bij binnenkomst aan de organisatie of fotograaf weten. Heeft u achteraf bezwaar tegen een gepubliceerd beeld waarop u herkenbaar bent, mail ons dan zodat wij uw verzoek zorgvuldig kunnen beoordelen.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de beurs of wanneer de wet dit verplicht. Denk aan:

• de aanbieder van het ticket- en betalingssysteem;
• hosting-, database-, e-mail- en andere technische dienstverleners;
• professionele adviseurs of overheidsinstanties wanneer dat wettelijk nodig is.

Deze partijen ontvangen alleen de gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Waar vereist maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Uw gegevens worden niet met leveranciers op de beurs gedeeld voor hun eigen marketing, tenzij u daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor geeft.

Op de bezoekerspagina staat een kaart van Google Maps. Wanneer u deze kaart laadt, kan Google technische gegevens verwerken en cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Op deze verwerking is het privacybeleid van Google van toepassing.

De website bevat daarnaast links naar externe websites en sociale media, zoals Instagram, 9292 en RRReis. Zodra u zo’n link opent, geldt het privacybeleid van die externe partij. Volop Trouwen is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze websites.

Volop Trouwen gebruikt op dit moment zelf geen advertentie- of analysecookies. Voor de werking en beveiliging van de website kunnen noodzakelijke technische gegevens worden verwerkt. Ingesloten onderdelen van derden, zoals Google Maps, kunnen wel eigen cookies of vergelijkbare technieken gebruiken.

Wanneer het gebruik van cookies of meetdiensten verandert, passen wij deze verklaring aan en vragen wij waar nodig vooraf toestemming.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Als uitgangspunt hanteren wij:

• operationele ticket- en bezoekersgegevens: maximaal twaalf maanden na de beurs, tenzij deze onderdeel zijn van de financiële administratie;
• gegevens in de financiële administratie: zeven jaar, voor zover de fiscale bewaarplicht van toepassing is;
• contactverzoeken en klachten: maximaal twee jaar nadat de vraag of klacht is afgehandeld;
• evaluatiereacties: maximaal twaalf maanden, waarna de resultaten worden verwijderd of geanonimiseerd.

Foto- en videobeelden bewaren wij zolang zij relevant zijn voor de communicatie over Volop Trouwen. Bij een geldig verwijderingsverzoek verwijderen wij het beeld waar dit redelijkerwijs mogelijk en wettelijk vereist is.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. Alleen personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang. Geen enkele digitale overdracht of opslag kan echter volledig risicoloos worden gemaakt.

U kunt ons verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking en een eerder gegeven toestemming intrekken. Het intrekken van toestemming verandert niets aan de rechtmatigheid van het gebruik vóór die intrekking.

Stuur uw verzoek naar info@voloptrouwen.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij u vragen uw identiteit op een passende manier te bevestigen.

Onze website en formulieren zijn niet bedoeld om zonder toestemming van een ouder of verzorger rechtstreeks persoonsgegevens te verzamelen van kinderen jonger dan 16 jaar. Denkt u dat dit toch is gebeurd? Neem dan contact met ons op, zodat wij de gegevens kunnen beoordelen en waar nodig verwijderen.

Heeft u een vraag of klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op via info@voloptrouwen.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, ticketverkoop of werkwijze verandert. Op deze pagina staat altijd de meest recente versie.